Devido à pandemia o sistema integrado de gestão gráfica foi quase totalmente implantado de forma remota, com resultados surpreendentes
Com mais de 26 anos no mercado, a Cromagrafyc, localizada em Diadema, na Grande São Paulo, é especializada no desenvolvimento e produção de semirrígidos com foco em embalagens de papel cartão micro ondulado e sacolas com alto valor agregado para o varejo de luxo. Uma parte importante no direcionamento da empresa está na prestação de serviços de armazenamento e administração de estoque dessas embalagens, com o despacho e entrega fracionada dos produtos para grandes redes varejistas, tanto lojas próprias, como franquias ou distribuidores.
O sistema EFI Metrics foi escolhido como parceiro para suportar as próximas décadas de crescimento decisivo da Cromagrafyc. E os planos são ambiciosos, passando por uma nova sede recentemente inaugurada no Complexo Imigrantes, em São Paulo, onde, em um terreno de 10.000 m2, com 8.000 m2 de área construída, foi unificado o parque gráfico da empresa.
Com a pandemia, cerca de 95% do processo de implantação do sistema EFI Metrics foi realizado remotamente. “A experiência sob a minha ótica foi muito positiva. Quando o analista da EFI está fora da empresa, os usuários chaves são obrigados a olhar para dentro da operação e fazer um pequeno estudo para poder consolidar e enviar as informações. O processo de implantação já começa nessa etapa”, disse Daniel Kim de Carvalho Guerra Soares, diretor executivo da Cromagrafyc.
“Aproveitamos essa oportunidade para que diversos usuários da operação ou key-users, pudessem acompanhar nas salas de reunião a parametrização do sistema, a discussão de pontos de melhoria, explicações sobre a solução, entre outros. Conseguimos reduzir drasticamente os treinamentos internos e o consumo de horas estimadas inicialmente”, completou o executivo.
Ter um sistema de gestão integrado foi uma preocupação da gráfica já nos anos 90. “Passamos por diversas formas de controle, desde manuais até softwares desenvolvidos pela nossa própria equipe de TI. O problema sempre foi a dificuldade de utilizar um sistema ERP (Sistema Integrado de Gestão) que englobasse todas as inúmeras peculiaridades do universo gráfico”, disse Daniel Kim.
“No final utilizávamos várias formas de controle paralelas que não eram integradas à nossa base de dados principal. Esse era um dos limitadores da operação, pois cada área possuía informações complementares que não eram compartilhadas com as demais equipes”.
A direção da gráfica sentia falta de uma ferramenta robusta que permitisse planejar e controlar a produção de maneira eficaz e confiável, principalmente por conta da elaboração de orçamentos com as restrições e mudanças que ocorrem no decorrer da produção. Um PCP (Planejamento e Controle de Produção) que acompanhasse essa dinâmica virou uma meta dentro da Cromagrafyc.
O problema
“Na nossa última experiência com PCP antes de implementarmos o sistema Metrics tínhamos uma ferramenta aceitável, mas que era incapaz de nos fornecer informações agrupadas, conforme a necessidade. Os erros eram constantes e acabavam contribuindo com uma falta de confiança no sistema, tanto pela óptica dos operadores de nossos recursos, quanto da equipe gerencial”, lembra Daniel Kim.
“Os colaboradores de PCP passavam inúmeras horas tentando consolidar apontamentos em um relatório paralelo que atendesse nossa necessidade. No final, a operação demandava tanto tempo que não conseguíamos focar nas informações avançadas, primordiais para a decisão estratégica da companhia. Estamos vivenciando uma evolução cada vez mais rápida na maneira como os negócios são fechados e utilizávamos uma ferramenta que não é capaz de acompanhar nossos planos de expansão”.
A solução
Desde o início das negociações com a área comercial da EFI, a Cromagrafiyc buscou contratar o maior número possível de módulos para evitar a utilização de controles paralelos ao EFI Metrics. Após estudo e planejamento foram implantados na gráfica os seguintes módulos do sistema:
- Módulos Básicos
- Orçamento IQuote
- Pedido de Vendas
- Pedido Web
- Ordem de Produção
- Controle de Produtos Acabados
- PCP Planner
- Apontamentos Jobtrack
- Gestão de Produção
- Controle de Terceirização
- Compras e Estoque
- Faturamento
- Financeiro
- Pós Cálculo
- Análise de Custos e Resultados
Também foram contratados serviços fundamentais como o Discovery, para identificar pontos cruciais da implantação e alinhar as necessidades do cliente direcionando a configuração do sistema e a Gestão de Projetos Profissional que garantiu a eficácia da implantação.
“Ainda durante o processo de implantação e de Discovery, ficou muito claro que precisaríamos de mais soluções que tinham muita sinergia e trabalhariam de forma orgânica com o projeto inicial”, disse o diretor executivo, que contratou adicionalmente os módulos:
- Tooling para controle de matrizes e ferramentasWIP para controlar o produto em processo
- Hand Held para utilizar todo o sistema com coletores de dados
- CRM para gestão da área comercial
Os resultados
Depois da implantação do sistema, não foi preciso esperar muito tempo para que os bons resultados e benefícios em todas as áreas da companhia começassem a aparecer. “Após 3 meses da virada ‘Go Live’ é perceptível a mudança de comportamento dos colaboradores. Muitos deles ficavam inúmeras horas após o expediente para poder manter a rotina e controles em dia. Hoje, aquele cenário parece inimaginável”, lembra Kim.
“Quando surge uma dúvida, seja ela de orçamento, produção, controle de estoque ou compras, por exemplo, a resposta é muito rápida. Podemos confiar na informação do Metrics. Temos a impressão de que o sistema está um passo a frente da nossa realidade.”
Até o dia a dia do trabalho, o relacionamento da empresa com os colaboradores e entre as equipes foram positivamente impactados após a implantação do sistema, “É impressionante utilizar uma solução que interage com todas as áreas da companhia, desde a abertura do lead de um potencial cliente, até o pós-cálculo e gerenciamento de resultados. As equipes deixaram de vivenciar pequenas questões cotidianas muito desgastantes”, anima-se Daniel Kim.
Um dos melhores resultados após a implantação do sistema foi a percepção de avanço observada também pelos clientes. “Trabalhamos administrando o estoque e carteira de pedidos para grandes varejistas, sejam lojas próprias, franquias ou rede de distribuidores. Nesse tipo de operação, os clientes são extremamente dependentes das informações que disponibilizamos”.
“Com a implantação do EFI Metrics foi possível criar um portal de consulta online para cada cliente, onde de forma instantânea, eles localizam a posição da carteira de pedidos, saldos de estoque, saldo entregue ou faturado, consumo por região, notas fiscais e diversas outras informações que antes precisavam da interferência de um analista para gerá-las e fazer o envio conforme solicitação por e-mail.”
O futuro
Com menos de 4 meses após o ‘Go Live’ a empresa já projeta a implantação de mais módulos do Metrics, dentre eles o Jobtrack Automático e o de Qualidade. “Estamos confiantes pois escolhemos um parceiro que irá desenvolver e disponibilizará novas soluções compatíveis com o cenário mundial da produção gráfica, agora e no futuro”, concluiu Daniel Kim.
