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Como diminuir o uso de papéis com gerenciamento eletrônico de documentos

20/02/2008 - 00:02
O conceito do GED, Gerenciamento Eletrônico de Documentos, existe há mais de vinte anos. E a Winsdata Sistemas (www.winsdata.com.br), integradora brasileira de soluções e fábrica de software, com forte expertise em documentos, vem disseminando ainda mais essa ferramenta, que além de ser uma solução sustentável para o planeta, ajuda a organizar melhor os documentos importantes de uma empresa.

Segundo um estudo do CENADEM - Centro Nacional de Desenvolvimento do Gerenciamento da Informação - um executivo gasta, em média, quatro semanas por ano procurando documentos. "O GED facilita a consulta de dados e gerencia todo o conteúdo de maneira estruturada, o que agiliza o trabalho de todas as pessoas que terão acesso a ele", diz Sylvio Emygdio, diretor da Winsdata. Dentre as principais vantagens do GED, estão: a segurança das informações, pois nada é extraviado; a agilidade de buscar esses dados; a organização de todo o material da companhia; o baixo custo (variável de acordo com a quantidade de informações e tamanho da empresa).

O GED é um conjunto de tecnologias que permite o gerenciamento de documentos de forma digital. Tais documentos podem ser das mais variadas origens e mídias, como: papel, microfilme, som, imagem e mesmo arquivos já criados digitalmente. Além disso, é possível que colaboradores e executivos de uma determinada empresa, em qualquer lugar do mundo, acessem as informações, sendo que não há limite de tamanho para a armazenagem.

E quanto ao futuro do GED? Só no ano de 2007 houve um crescimento de 30,9% em comparação ao ano anterior, de acordo com o CENADEM. Sylvio Emygdio explica que haverá muitas novidades, outras formas de captura através de celulares, laptops e TV digital. "No médio prazo, todas as corporações, independentemente de seu porte, evitarão a perda de produtividade e alto tempo de resposta para localização, além de fornecimento de contingência para imprevistos e deterioração do papel".

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