Revista Graphprint - Edição 190

Workflow GRAPHPRINT Mar/Abr 2019 14 Como fluxos de trabalho ineficientes podem impactar sua empresa? “ A EFICIÊNCIA TAMBÉM NÃO É O ÚNICO FATOR A SER CONSIDERADO. NINGUÉM GOSTA DE SENTIR QUE ESTÁ DESPERDIÇANDO TEMPO OU TALENTO. REDUZIR ESSE TIPO DE TAREFA MANUAL PODE CAUSAR UM IMPACTO POSITIVO NA MORAL E LIBERAR OS FUNCIONÁRIOS PARA SE CONCENTRAR EM OUTRAS ATIVIDADES EMPRESARIAIS DE VALOR.” Hoje em dia, o termo ‘fluxo de trabalho’ é amplamente utilizado nos am- bientes empresariais modernos. As empresas sabem que fluxos ineficientes afetam diretamente a produtividade dos colaboradores e, consequente- mente, a competitividade. Entretanto, o termo significa coisas diferentes para áreas diferentes. Para ilustrar, vejamos como funciona o processamento de faturas de uma pequena empresa, que chamaremos de “Sons Furniture, LLC”. Essa em- presa conta com uma equipe em três localidades, vende muitos móveis e todo o processo de contas a pagar é manual. A papelada é terrivelmente lenta e tediosa. O pessoal que cuida das finanças da empresa passa a maior parte do dia lidando com esses processos por não contar com uma solução adequada para tratar desses documentos, o que gera uma perda de tempo que, se evitada, ajudaria os funcionários a se concentrarem em melhorar a estratégia comercial e os resultados da empresa. E isso não é só na “Sons Furniture, LLC”. Em muitas empresas, os pro- cessos financeiros atuais são geridos nos departamentos administrativos, o que significa que todos os documentos relacionados a faturas, recibos de entrega, etc. são administrados em um só lugar. Esse processo tem se mo- dernizado um pouco nos últimos anos, porém continua sendo trabalhoso. Isso não só toma tempo de todas as pessoas envolvidas desnecessariamen- te, como também aumenta o potencial de erro humano e o risco de segu- rança. Se o funcionário comete um erro ou preenche uma seção incorreta, o processo deve ser refeito desde o início (supondo que o erro seja detecta- do). Se o funcionário deixa uma cópia em papel na bandeja da impressora ou envia um e-mail para a pessoa errada, as informações confidenciais da empresa ou do remetente podem ficar expostas. COMO O PROCESSO DEVERIA FUNCIONAR Com uma solução de Contas a Pagar, todas as empresas poderiam elimi- nar muitas etapas desnecessárias neste processo. Fácil assim, sem inserção manual, sem digitalização, sem impressão e sem redigitalização. Basta digitalizar a fatura e pressionar um botão. O sistema é inteligente o suficiente para identificar e extrair todas as informações relevantes, como nomes, números de PO (Purchase Order, em inglês), datas e valores. A partir daí, está tudo pronto para processamento, o que pode ser feito em poucos cliques. ENCONTRE SEUS RISCOS DE PRODUTIVIDADE E INVISTA EM TECNOLOGIA Este é um exemplo do que significa a otimização do fluxo de trabalho em termos concretos: pegar um determinado processo e torná-lo mais eficien- te, ou mesmo automatizá-lo. A eficiência também não é o único fator a ser considerado. Ninguém gosta de sentir que está desperdiçando tempo ou talento. Reduzir esse tipo de tarefa manual pode causar um impacto positivo na moral e liberar os fun- cionários para se concentrar em outras atividades empresariais de valor. Além disso, um tempo prolongado de processamento de faturas traz como consequências perda de descon- tos para pagamentos à vista, realização de pagamentos com atraso, cobrança de juros e aborrecimento para seus fornecedores, evitando que você possa negociar melhores termos e condições de entrega e preços. *Gerente sênior de Produto e Inteligência de Marketing da Ricoh América Latina POR TAK NAITO*