Empresa avalia que a automação de processos não só é perfeitamente acessível para as pequenas empresas como também já se tornou pré-condição para a competitividade das empresas.

A BC Gráfica, empresa com mais de 30 anos no segmento de impressão e acabamento, encaminha um processo de automação de seu ambiente de negócios e já conseguiu obter melhorias sensíveis em atividades relacionadas ao atendimento a clientes e ao controle da produção, com reflexos na redução de custos e na competitividade.

Instalada em uma área de 850 metros quadrados na zona sul da capital paulista, a gráfica conta com 28 funcionários e atua nos segmentos comercial e promocional, atendendo clientes de todos os portes. No seu projeto de automação, a BC Gráfica optou pela implantação modular dos sistemas da Metrics, empresa especialista em soluções de gestão para a indústria gráfica e de embalagens.

O projeto de automação gradativa dos processos industriais e de negócios na BC Gráfica teve início em 2006. Nesse ano, a equipe da Metrics passou a interagir com a direção da empresa na escolha de soluções adequadas às necessidades mais críticas do negócio. Desde então, a BC Gráfica já conseguiu resolver alguns dos maiores gargalos na produção e no relacionamento da indústria gráfica com os clientes. Entre os benefícios obtidos está a elaboração de orçamentos de forma ágil e precisa, um ponto que é visto pela empresa como grande diferencial estratégico, tanto para otimizar a captação de serviços quanto para alinhar as vendas com a linha de produção e as demais áreas da empresa.

Estratégia
Para obter esses ganhos de eficiência, a BC Gráfica implementou em seu processo o módulo de Planejamento e Controle da Produção (PCP), que resulta em uma forma rápida e ágil de programar suas atividades de forma automática e integrada com o módulo de orçamento e de estoque.

O planejamento ganhou, dessa forma, um nível de precisão e agilidade até pouco tempo impensável. “Até então, as atividades de planejamento e controle eram manuais, e não havia grande integração entre as partes. Com isso, os planejamentos exigiam o cruzamento de diversas planilhas eletrônicas, o que demandava grande trabalho para evitar a ocorrência de falha humana”, explica Marco Antônio Gonçalves, sócio e diretor da BC Gráfica.

Ao implantar o PCP, a BC Gráfica fez uma completa revisão dos processos e padronizou cada passo da produção, eliminando os controles e apontamentos manuais, que geravam inconsistências e exigiam constantes revisões cada vez que se alterava uma das variáveis. “A partir daí, todos os parâmetros de materiais, máquinas e recursos humanos foram contemplados e organizados. Hoje, eles formam uma única base de dados, tanto para o cálculo dos orçamentos como para o planejamento e controle da produção”, afirma Gonçalves.

Resultados
Com essas funcionalidades, a BC Gráfica ganhou agilidade na programação dos serviços e agora consegue acompanhar de forma on-line os andamentos dos trabalhos. Além disso, afirma o sócio e diretor, a padronização dos processos abriu para a BC Gráfica a oportunidade de fazer uma ponte que vai da chegada de uma solicitação do orçamento até a entrega do pedido. “Além de tornar muito mais ágil a preparação dos orçamentos, com o apoio dos sistemas Metrics, a entrada dos pedidos em produção depende apenas de algumas ações coordenadas e rápidas. Com o orçamento aprovado, cada pedido é liberado no sistema da Metrics e passa a funcionar como um disparador de processos. Logo que o sistema acuse o orçamento aprovado e suas condições de execução, o próprio Metrics desencadeia procedimentos, como a ordem de alocação de materiais, as ordens de aquisição e os apontamentos necessários para a programação da fábrica e até das contas a pagar e receber.

Operando com duas impressoras e sistema de pré-impressão CTP, a BC Gráfica se firma no mercado pela criatividade e qualidade dos serviços. “Antes de partir para a adoção do software de gestão integrada, tínhamos a falsa impressão de que esse tipo de tecnologia só é acessível às grandes empresas do mercado. Agora, depois de dois anos de contato com a Metrics, percebemos que a automação de processos não só é acessível como é também pré-condição para a competitividade de empresas como a nossa, em um setor que vai ficando cada vez mais disputado”, afirma Gonçalves.